Evren Efe Kabagöz: ”Bazı firmalarda denetim çok zor geçebiliyor.”

Her gıda firması bir yıl içerisinde farklı amaçlarla defalarca belgelendirme denetimleri, müşteri denetimleri ve yasal denetimler geçirmek zorunda kalıyor. Tüm bu denetimlerde denetim kapsamı ve içerik farklı olsa da denetimin akışı aslında benzer oluyor. Bazı firmalarda denetim kolay, akıcı ve her iki taraf için de rahat geçerken, bazı firmalarda hem denetlenen hem de denetleyen için çok zor geçebiliyor.

16 yıldır farklı ülkelerde, farklı standartlarda veya farklı firmalar adına denetimler yapıyorum ve bugün sizinle denetimlerde en sık karşılaştığım sorunları paylaşmak istiyorum. Bunlar benim ilk aklıma gelen, en çok rastladığım örnekler, farklı denetçi arkadaşlar bu örnekleri artırarak çok daha uzun bir liste haline getirebilirler eminim.

Bu gözlemler ilk kez denetlenecek firmalara hazırlanmalarına yardımcı olabileceği gibi yıllardır denetlenen firmaların kendi denetim kültürlerini bir denetçi gözüyle değerlendirmeleri için de fırsat olabilir.

• Denetleneceği standarda hâkim olmama: Denetlenen firma denetim geçireceği standardı/soru listesini önceden incelemiş, kendi sistemiyle karşılaştırmış ve istenen gerekliliklere göre sistemini güncellemiş olmalı. Denetim sırasında denetlenen firma eğer standarda/soru listesine hâkim değilse tesisin altyapısı, ekipmanları ne kadar gelişmiş olursa olsun standart/soru listesine özel gerekliliklerle ilgili dokümantasyon/kayıtlar eksikse denetimden başarısız olabilir. Sırf tesis çok yeni diye denetimde çok başarılı olacaklarına dair beklentisi olan ekip denetimden bazı prosedürlerin eksikliği nedeniyle kaldıklarını öğrenince büyük hayal kırıklığı olabiliyor.
• Önceki uygunsuzluklardan/rapordan haberdar olmama: Her denetim sonunda denetçi tarafından tespit edilen bulgular firmayla paylaşılır ve firmanın bu bulgularla ilgili aksiyon alması gerekir. Firmanın aldığı aksiyonların bir sonraki denetimde giden denetçi tarafından pratikte doğrulanması gerekir. Ama bazen firma organizasyonundaki değişiklik veya firmanın takipsizliği nedeniyle önceki denetim raporu, önceki denetim uygunsuzluklarına ulaşılamayabiliyor.
• Firmanın kendi sistemine hâkim olmaması: Denetlenen ekipte değişiklikler olduysa veya denetçiye eşlik eden kişi o göreve yeni atandıysa ve yeni personel firmanın sistemini, dokümantasyonunu henüz tam anlamıyla bilmiyorsa denetim sırasında doküman/kayıt aramak için çok zaman harcanabilir, denetçi kendini bir ara firmayla beraber klasörlerde doküman ararken bulabilir, hatta bir önceki yılın raporunda var yazılan o doküman bu denetimde hiç bulunmayabilir.
• Firmada yeterli personel olmadığı halde denetim ekibini kabul etme: Denetimler her zaman tek denetçiyle gerçekleştirilmez, bazen 2-3 kişilik ekipler yapılması gerekebilir. Ekip yapılmasının çeşitli operasyonel nedenleri vardır ve denetlenecek firmaya ekiple ilgili bilgi önceden verilir. Ancak denetim sırasında ekibin ikiye, üçe ayrılması ve her denetçiye birinin eşlik etmesi gerekeceğinden az çalışanlı firmalarda bu durum denetim sırasında ciddi sıkıntılar ve zaman yönetimiyle ilgili sorunlar oluşturabilir.
• Aşırı savunmacılık: Denetimlerde işin doğası gereği denetlenenlerin gergin olması bir yere kadar gayet normal. Ancak bazen denetim sonucunun kişisel performans ölçümünde kullanılması, yönetim baskısı, bulguları kendi başarısızlığı gibi algılayan denetlenen vb nedenlerle denetim denetlenen firmanın her şeye itiraz etmesi, sürekli savunma yapması ile her iki taraf için de zorlayıcı geçebiliyor.
• Denetim sırasında not almamak: Denetim sırasında çok kısa sürede firmanın tüm sistemi gözden geçirilmiş oluyor. Bu nedenle her denetim firma için aynı zamanda bir eğitim gibi ve sistemde günlük hayatta farkına varılmayan bazı detayları yakalamak için ekibe fırsat aslında. Bu yüzden denetim sırasında mutlaka sorulan sorular, denetçinin aldığı örnekler, görüştüğü kişiler, denetçinin fark ettiği/fark etmediği eksikler, vb. not tutulmalı, denetimden sonra bu notlar kullanılarak değerlendirme yapılarak denetçi tarafından uygunsuzluk olarak değerlendirilmese bile sistemi geliştirmek açısından aksiyon alınmalıdır.
• Denetim sırasında üretim olmaması: Özellikle gıda denetimlerinde denetim sırasında çalışan hatların gözlenmesi, o sırada hatta aktif çalışan personelle görüşülmesi, ekipmanların incelenmesi kritik. Bu nedenle denetim sırasında hatların çalışması, eğer üretim olmayacaksa firmanın denetimi gerçekleştirecek firmaya mutlaka haber vermesi lazım.
• Denetimi tek başına yürütmeye çalışmak: Denetim sırasında aslında sistem denetleniyor. Ve üretim, bakım, satın alma, satış, KG, ar-ge, vb. derken birbirinden farklı proseslerle ilgili pek çok detay sorgulanıyor. Tesiste aslında tüm süreçlerin ayrı ayrı sahipleri varken denetimi sadece kalite bölümünün sorumlusuyla yapmak zorunda kalındığında bu denetçiye sistemi tek kişinin omuzlarına yük olarak bırakmış bir yönetim anlayışını gösteriyor. Sistem ancak tüm süreç sorumlularının katkısıyla yürüyebilir, ideal olan da denetimin her prosesin kendi sorumlusuyla gerçekleştirilmesidir.
• Denetçi ne derse kabul etmek: Yıllar önce gittiğim bir firmada denetçinin önceki yıl yazdığı uygunsuzluğa baktığımda firmada hiç bulunmayan bir prosesle ilgili uygunsuzluk yazdığını fark ettim. Firmaya olmayan bir prosesten yazılan uygunsuzluğu neden kabul ettiklerini sorduğumda kabul etmeme şansları olmadığını düşündüklerini görmüştüm. Denetimde denetçiyle tabi ki aynı fikirde olmayabilirsiniz, bulgusu size mantıklı gelmemiş olabilir. Denetçiye bir yerde eksik bilgi verilmiş olabilir, yanlış anlama olabilir, standardı farklı yorumlamış olabilirsiniz, pek çok olasılık var. Bu gibi durumları denetçiyle rahatlıkla tartışabilmelisiniz.
• Denetim süresince uygunsuzluk kapatmaya çalışmak: Bazı firmalarda denetim bitene kadar denetçinin her dediğini düzeltmeye çalışmak gibi bir çaba gözleniyor. Bu denetimin odağının değişmesine, firmanın denetime odaklanmak yerine sürekli bulgu kapatma çabasına girmesine ve denetçinin yapılan değişiklikleri yeniden gözden geçirmeye çalışırken zamanlama problemi yaşamasına neden olacaktır. Oysa bir uygunsuzluk denetim sırasında kapatılmış olsa bile uygunsuzluktur ve rapora dahil edilmelidir.

Evren Efe Kabagöz Kimdir?

Evren Efe Kabagöz 1999 yılında Ankara Üniversitesi Gıda Mühendisliği bölümünden mezun olmuştur. 2004 yılından bu yana belgelendirme sektöründe görev yapmaktadır. Şu anda BRCGS Türkiye Temsilcisi olarak çalışmakta ve ayrıca gıda güvenliği ve BRCGS standartlarıyla ilgili eğitimler vermekte ve danışmanlık sağlamaktadır.